Az e-mail sok cégnél valójában feladatkezelő, dokumentumkapu és integrációs réteg egyszerre. A stabil megoldás a determinisztikus szabályokat, az AI-t, a validációt és a kivételkezelést külön rétegként kezeli.

1. Válaszd szét a szabályt és az AI-döntést

Ami biztosan eldönthető feladó, postaláda, tárgy, címzett vagy ismert azonosító alapján, azt ne generatív AI-val döntsd el. Az AI ott ad értéket, ahol a levél szövegét vagy szándékát kell értelmezni.

✓ feladó és domain alapú szabályok✓ AI-osztályozás a bizonytalan esetekre✓ fallback kategória kézi ellenőrzéshez

2. Strukturált kimenet kell

Ha a következő rendszernek ügyfélszám, megrendelésszám, dátum, összeg vagy ügytípus kell, az AI kimenete előre definiált sémát kövessen, amely üzleti szabályokkal validálható.

✓ strukturált JSON✓ kötelező mezők és típusellenőrzés✓ referenciaadat-validáció✓ bizonytalan eredmény human review-ba

3. A duplikációt már az elején kezeld

Mailbox trigger, újrapróbálkozás vagy késleltetett feldolgozás ugyanazt az üzenetet többször is elindíthatja. Stabil üzenetazonosító és idempotens célrendszeri írás kell.

✓ internetMessageId vagy üzleti kulcs✓ feldolgozási napló✓ idempotens create/update✓ retry külön kezelve

4. A csatolmány külön feldolgozási ág

Az e-mail törzse és a csatolt PDF, Excel vagy kép más feldolgozást igényel. Fájltípus- és méretellenőrzés után jöhet dokumentumfeldolgozás, majd az eredmény visszakapcsolása az e-mail kontextusához.

✓ irreleváns csatolmányok kiszűrése✓ fájltípus-ellenőrzés✓ AI Builder vagy más dokumentumfeldolgozó✓ közös korrelációs azonosító

5. A bejövő szöveg nem lehet közvetlen parancs

A bejövő e-mail és csatolmány nem megbízható input. Ne engedd, hogy a levélben lévő utasítás önmagában jogosult műveletet, adatküldést vagy törlést indítson.

✓ least-privilege jogosultság✓ engedélyezett műveletek szűk listája✓ kritikus írás előtt emberi jóváhagyás✓ prompt injection kivételként kezelve

6. Tipikus Microsoft architektúra

Kisebb volumenben Outlook connector és Power Automate is elég lehet. Nagyobb terhelésnél Microsoft Graph, Logic Apps vagy Azure Functions adhat jobb kontrollt. Az AI után mindig legyen validáció, naplózás és kivételkezelési sor.

✓ Outlook / Microsoft Graph✓ Power Automate vagy Logic Apps✓ AI Builder / Azure OpenAI✓ Dataverse, ERP vagy CRM✓ monitoring és human-review queue